​各二级学院：

　　为进一步规范我校学生资助档案管理工作，确保学生资助档案的真实性，完整性和规范性，现将《新余学院学生资助档案管理办法》进行下发，请参照执行。

　　附：《新余学院学生资助档案管理办法》

　　新余学院学生就业与事务处

　　2019年3月5日

　　新余学院学生资助档案管理办法

第一章 总则

　　第一条 为进一步规范学生资助档案管理工作，确保学生资助档案的真实性，完整性和规范性，现根据我校学生资助工作实际情况，特制定本办法。

　　第二条 学生资助档案是指在学生资助工作中形成的、反映历史面貌的、具有保留价值的各种历史记录，包含但不限于文字、图表、声像及电子等载体。

　　第三条 学生资助工作中发生的各种有保存价值的材料（含电子文档）都应分别按年度分类归档。

第二章 机构职责

　　第四条 学生资助档案管理采取校院两级管理模式，由学生资助管理中心和各二级学院共同负责。

　　第五条 学生资助管理中心全面负责全校学生资助档案的建档、保存及查阅工作；督促、指导和检查各学院加强资助档案管理工作。

　　第六条 各二级学院协助配合学生资助管理中心开展学生资助档案的收集和建设工作；负责本学院学生资助档案的建档、保存及查阅工作。

第三章 归档范围

　　第七条 学生资助管理中心归档材料：

　　家庭经济困难学生认定材料：家庭经济困难学生汇总表。

　　（二）生源地助学贷款材料：生源地贷款受理证明及确认函、生源地助学贷款余额发放表等。

　　（三）国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金资助评定材料：相关项目资助评定文件、评定初审名单表和汇总表、评审会议记录、校院两级评审报告、公示材料等；

　　（四）勤工助学材料：勤工助学岗位设置申报表、学生勤工助学申请表、月度勤工助学工资审批发放表等。

　　（五）绿色通道材料：绿色通道工作文件、新生办理绿色通道统计表。

　　（六）特殊困难补助材料：特殊困难补助申请表和证明材料。

　　（七）资助育人成果材料：能反映资助育人教育的各种材料，但不限于文字、图片、音像材料。

　　（八）学生资助工作文件、管理制度、年度工作计划与总结等相关材料。

　　第八条 二级学院归档材料：

　　（一）家庭经济困难学生认定材料：本学院家庭经济困难学生汇总表、高等学校学生家庭情况调查表或其它困难证明材料、班级民主评议材料及公示材料等。

　　（二）各级各类资助评定材料：各级各类资助评定工作班会记录、党政联席会议记录、本学院评审报告、班级民主评议材料、公示材料等。

　　（三）本学院资助育人活动材料。

　　第九条 学生资助管理中心和二级学院学生资助档案在各项工作完成后半个月内完成归档工作。

第四章 管理要求

　　第十条 学生资助档案管理应指定专人负责。管理人员要定期对档案保存情况进行检查，人员调动或离开学生资助岗位时必须办理学生资助档案移交手续，不得擅自带走或销毁。

　　第十一条 学生资助档案的提供和利用，必须严格遵守保密制度。学生资助档案不对外开放，相关单位或部门确因工作需要可以查（借）阅学生资助档案，但须经档案保管单位学生资助工作负责人批准，办理相关查（借）阅手续，查（借）阅者不得丢失、损毁、涂改学生资助档案，不得泄露学生个人信息。

　　第十二条 学生资助档案保管期限一般为五年，对保管期满的学生资助档案经学生资助管理中心鉴定，无保留价值的可作销毁处理；仍需永久保存的，应及时移交学校档案馆保存。

第五章 附则

　　第十三条 本办法由学生资助管理中心负责解释。

　　第十四条 本办法自2019年3月1日起实施。